Les retards de paiement et les impayés sont la première cause des tensions de trésorerie des entreprises. Toutes ou presque sont concernées ! Ils représentent une opportunité d’amélioration du BFR, de la trésorerie et du processus de vente dès lors que les bonnes méthodes et les bons outils sont mis en œuvre.
Le panier des retards de paiement
- 15 000 procédures collectives / an en France
- Des centaines de milliers d’entreprises impactées et dont le développement est pénalisé
- Chaque facture en retard est symptomatique d’une défaillance du processus de vente du vendeur
Les retards de paiement et les impayés, un enjeu majeur
Pourtant, 99% des entreprises en sont toujours à l’âge de pierre !
D’un point de vue des moyens et des outils
- Les spécialistes, les credit manager, ne sont présents que dans les grandes entreprises
- Les logiciels métiers n’étaient disponibles que pour les grandes entreprises
- Les ERP, logiciels comptables et autres CRM sont très limités
- Excel reste l’outil le plus utilisé par les entreprises
D’un point de vue culturel
- Beaucoup pensent qu’être exigeant avec ses clients concernant le paiement des factures risque de faire perdre le client
- Certains sont laxistes avec les publics car ils finissent toujours par payer (sic)
- D’autres se focalisent sur le chiffre d’affaires et négligent la dernière étape essentielle du processus de vente => l’encaissement.
Les conséquences d’un dysfonctionnement du processus de vente
- Analyser les causes de retards de paiement comme autant de d’opportunités d’amélioration des processus internes
- Aucune fatalité face à l’impayé, mais des défauts de gestion de votre part
Un principe clé : effectuer chaque action en temps et en heure
- Plus le temps passe, non seulement le temps et l’énergie nécessaires pour recouvrer la créance augmentent mais le taux de recouvrement baisse très rapidement.
Les 4 piliers du recouvrement
1/ La gestion du temps
- L’objectif est de rester systématiquement (pour chaque facture) dans la partie haute du triangle afin de minimiser le temps passé et maximiser la probabilité de recouvrement.
- Pour cela, il est nécessaire d’appliquer un scénario de relance qui inclut une progressivité dans les actions effectuées. La relance amiable a un début et une fin compris dans une durée définie.
- Les problèmes éventuels (litiges, …) sont identifiés et traités au plus vite. Les créances saines sont recouvrées grâce à la progressivité des actions (une main de fer dans un gant de velours) mixant les médias de communication.
- Ainsi vous éduquez vos clients à vous payer en temps et en heure !
2/ La prise en compte de l’organisation du client
- La recherche du (des) bon(s) interlocuteur(s) ainsi que la compréhension du processus interne de traitement des factures fournisseurs coté client est essentiel.
- L’action de relance, pour être efficace, doit être effectuée au bon moment, envers le bon interlocuteur, en lui transmettant les bonnes informations.
- L’ensemble des informations concernant l’organisation du client et de l’historique des actions effectuées ainsi que des commentaires reçus doivent être facilement accessibles à un seul endroit. Ceci afin de ne pas perdre d’information et redémarrer du début à chaque fois mais de capitaliser sur l’expérience.
- Chaque action de relance est ainsi adaptée en fonction de ce qui s’est passé lors des précédents échanges.
3/ La rigueur dans la gestion comptable des comptes clients au jour le jour
Comment s’accorder avec son client sur les factures à payer si le compte client n’est pas parfaitement clair dans votre système comptable ? Toute discordance entre la comptabilité client d’une part et la comptabilité fournisseur d’autre part aboutit à des retards de paiement, du temps perdu des deux côtés pour effectuer la réconciliation et une perte de crédibilité vis-à-vis du client.
La comptabilité client (affectation des règlements, lettrages, …) est effectuée quotidiennement et qualitativement.
- Le recouvrement de créances est affaire de communication entre deux organisations (celles du vendeur et de l’acheteur) qui ne sont pas nativement faites pour se parler
- Le chargé de recouvrement est un partenaire de son alter ego coté client. Il contribue par la qualité de son suivi à la bonne tenue de la comptabilité fournisseur, et facilite ainsi le règlement des factures.
4/ Un relationnel hors pair
- La qualité de la relation établie avec ses contacts clients est essentielle. Il s’agit de construire une relation équilibrée sur le long terme, tout comme la relation commerciale
- La sensibilité, afin de percevoir les problèmes bloquants et de créer une relation positive s’allie donc avec la rigueur et l’exigence demandée au client de respecter ses engagements de payer ses factures à leur date d’échéance contractuelle.
- Le relationnel représente la goutte d’huile permettant à un engrenage de se mettre en route et de fonctionner, et ce malgré certains accrocs techniques souvent inévitables.
- Il est impératif de confier le recouvrement à une personne ayant le sens des chiffres et de la relation client
MÉTHODOLOGIE
Pourquoi identifier les causes des retards de paiement et des impayés ?
– Elles permettent de réaliser qu’elles sont dues à des dysfonctionnements internes dans la plupart des cas
– Car c’est la première étape nécessaire pour les traiter
Les principales causes identifiées :
Problème de facturation
- mauvais libellé
- information manquante (numéro de commande…)
- facturation tardive ou anticipée
- problème de prix
Litige sur la livraison ou la prestation réalisée
- problème de qualité
- problème de quantité
- ne correspond pas à ce qui a été commandé
Problème administratif
- processus comptabilité fournisseurs incompris ou non pris en compte
- problème sur les conditions de paiement qui s’appliquent à la vente (CGV contre CGA, conditions particulières ?)
Problème de solvabilité de l’acheteur
- problème de trésorerie
- dépendance financière
- entreprise en situation de défaillance ou proche de la défaillance
Absence de relances
Comment en déduire un plan d’actions permettant d’améliorer la situation
- Qualifier les factures en retard avec un « statut » correspondant à la cause du retard de paiement
- Quantifier les statuts sur la base du montant des factures et leur nombre
Quels outils et quelles méthodes utiliser ?
Anticiper le risque d’insolvabilité et le risque de retards de paiement
- Obtenir de l’information sur ses clients et analyser le risque crédit en fonction des enjeux commerciaux
- Sécuriser le ou les risques identifiés avec l’outil approprié
- Paiement à la commande / obtention d’acomptes
- La délégation de paiement
- La garantie bancaire
- La garantie maison mère
- L’assurance crédit et l’enquête garantie
- Le crédit documentaire
- La Stand By Letter of Credit
- La réduction des délais de paiement accordés
- Un mode de paiement adapté
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LES CONSEILS DE NOTRE EXPERT : les facteurs clés de réussite
- Trouver le bon interlocuteur
- Comprendre le processus de validation et de paiement des factures
- Résoudre les éventuels litiges rapidement
- Enchainer les actions de recouvrement en prenant en compte l’action précédente
- Conserver l’historique des relances
- Être précis dans ses relances
- Éduquer son client à payer aux dates d’échéances contractuelles
- Utiliser un logiciel de recouvrement de créances comme My DSO Manager
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Faut-il exiger le paiement de pénalités de retard ?
Ce que dit la Loi :
Depuis la publication de la Loi de Modernisation de l’Economie (LME) le 4 août 2008, les pénalités de retard de paiement sont dues de plein droit le jour qui suit la date de règlement mentionnée sur la facture.
Avantages des pénalités de retard :
- Elles compensent financièrement les retards de paiement.
- Elles « éduquent » vos clients sur le sérieux de votre recouvrement.
Octobre 2018 : la loi Pacte prévoit la publication dans la presse des mauvais payeurs en appliquant le principe du « name and shame »
Indemnité forfaitaire de frais de recouvrement
Obligatoire depuis le 1er janvier 2013
- Le montant de cette indemnité a été fixé à 40 euros par l’article D441-5 du Code de Commerce.
A mentionner sur vos factures …
- Mention proposée :« Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement si paiement effectué après la date d’échéance : 40 euros“
… et vos conditions générales de vente
Mention proposée à ajouter dans l’article des CGV sur les pénalités de retard.
Par exemple : « En cas de règlement intervenant après la date de paiement figurant sur la facture et celle résultant des présentes conditions générales de vente, l’ACHETEUR devra régler à compter du jour de l’échéance sans mise en demeure préalable, des pénalités au taux de 12% / an ainsi qu’une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros »
Plus d’informations sur Etrepaye.fr, premier site français sur la gestion du poste client
- 80 tutoriels en ligne
- 150 outils à télécharger (word, excel et pdf) et 10 outils en ligne
- Formations spécifiques sur la gestion du poste client
- Paroles d’experts, Forum, échanges sur le recouvrement de créances
http://www.etrepaye.fr
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