Comment optimiser sa trésorerie au quotidien en pilotant son BFR ?

S’il existe un indicateur à surveiller de près dans sa gestion, c’est bien le besoin en fonds de roulement (BFR). Il représente les besoins en financement engendrés par l’activité de l’entreprise non couverts par les ressources d’exploitation (dettes fournisseurs principalement). Il est issu du décalage dans le temps entre les encaissements des ressources et les décaissements (paiements). Réduire son BFR permet d’améliorer la trésorerie de l’entreprise, sa rentabilité, sa résistance aux risques… Pour y parvenir, des solutions existent : faire la chasse aux mauvais payeurs, optimiser la gestion de ses stocks en les ramenant au plus bas niveau, ou encore, recourir à l’affacturage. Retrouvez dans cet article toutes les astuces de nos partenaires experts, Anne LE GOALLER, chargée d’affaires Entreprises, Start-Up et Innovation de la Banque Populaire Auvergne Rhône-Alpes, Jérémie YAO, chef de projet My DSO Manager et Laurence PAUL, responsable du développement commercial chez ERPLAIN.

Le Besoin en Fonds de Roulement, un indicateur clé de toute entreprise

Petit rappel : le besoin en fonds de roulement, ou BFR, indique le montant des sommes nécessaires au bon fonctionnement de l’activité. Le cycle économique de l’entreprise (achats de biens et services, stockage, production, ventes) génère des besoins et des ressources de financement à court terme. Le besoin en fonds de roulement (BFR) est la différence entre le besoin de trésorerie qu’engendrent le financement des stocks, ainsi que les crédits accordés aux clients, et la ressource de trésorerie que procurent les crédits obtenus des fournisseurs. 

Une règle s’impose : bien connaître le niveau de ses stocks, pouvoir quantifier ses approvisionnements et bien gérer ses postes clients et fournisseurs. Ce sont en effet les différents paramètres sur lesquels agir pour réduire votre besoin en fonds de roulement à son minimum incompressible. Car plus votre BFR est petit, plus votre entreprise est apte à grandir en sécurité : sa trésorerie est plus importante, sa rentabilité plus élevée, sa structure financière plus solide, ses relations avec ses banquiers deviennent bien meilleures et ses risques de déposer le bilan diminue.

Poser une stratégie de gestion de sa trésorerie sur l’année, une vision de son entreprise à long terme, est un véritable enjeu pour toute entreprise. Et un atout indispensable pour discuter avec les banques, leveurs de fonds, etc.

3 leviers pour piloter efficacement son BFR

1# Gestion des approvisionnements et des stocks : mettez votre BFR au régime minceur !

1. Eviter les situations de surstockage
   1. Besoins supplémentaires en financement
   1. Immobilisation en capitaux (augmentation des charges et diminution des marges)
   1. Obsolescence de certains produits

NB : attention, le sous-stockage a aussi des inconvénients !

• Accélérer la rotation des stocks
  • Nombre de fois où le stock est renouvelé pendant une période donnée.
  • Rotation des stocks = CA / Stock moyen (Prix vente)
  • Astuce : choisir des fournisseurs plus proches pour diminuer les temps de livraison
  • Mise en place de seuils de réapprovisionnement.
• Limiter le stock dormant
  • Identifiez les stocks invendus
  • Trouvez des solutions de déstockage (libère de la trésorerie)
  • Créez des offres promotionnelles, des kits
• Raccourcir les délais de production et de livraison
  • Lister les composants produits et en faire un suivi précis pour s’assurer de sa dispo
  • Accélérer le processus de production pour diminuer les encours
  • Coordonnées le planning de vente / achat, etc.
• Optimiser les achats
  • Coûts d’acquisition (douanes, achats…) vs coûts de possession du stock.
  • Calcul de la quantité économique à commander (QEC) pour minimiser le coût annuel total
• Chercher à tendre vers un système en flux tendu
  • Calcul durée moyenne stockage = 360 jours / rotation des stocks

Point de commande = délais de réappro x délais de consommation + stock de sécurité

Différentes solutions existent pour suivre les stocks. La traçabilité est importante dans l’industrie notamment : demandes légales, avoir numéros de lots, de série, etc. Par ailleurs, l’expert-comptable a besoin 1 fois par an de l’état des stocks. C’est pourquoi Erplain a développé une solution de gestion des stocks et des approvisionnements dédiée aux TPE / PME. Elle a l’avantage de proposer toutes les fonctionnalités nécessaires, généralement réservées aux grands comptes, dans une interface extrêmement intuitive et simple d’utilisation.

2# Gestion du poste client : recouvrir plus rapidement ses créances pour réduire son BFR

De même qu’un pilotage insuffisant des stocks peut s’avérer catastrophique, un manque de gestion du recouvrement des créances génère des pertes importantes pour votre entreprise. En retardant le paiement du fournisseur, c’est toute la chaîne qui se retrouve en danger finalement ! Il existe en France une gêne dans la relation d’argent entre client et fournisseur. Pourtant, si à chaque étape vous êtes dans une démarche de suivi professionnel, votre client ne peut pas mal prendre votre relance. La gestion du poste client, ou Crédit management, est tout un art ! Mais en travaillant très en amont, vous faites du préventif.

Litiges, méconnaissance de son portefeuille clients… Il existe de nombreuses raisons d’avoir des créances. Alors comment piloter son poste client pour éviter les dérives et prendre le risque de dégrader son BFR ?

1. Être en mesure de suivre ses créances
   1. Dates d’échéances, suivi via un agenda des factures… Il est impératif d’avoir une approche par le temps. À partir d’une dizaine de clients, le risque de dérive apparaît sur le poste client.
2. Qualifier ses factures
   1. Statut : promesse de règlement, acquitté, litige, en cours de validation… Donne une première lecture.
3. Avoir des reportings orientés performance
   1. Ex. Un rapport e litiges permet d’identifier d’où vient le problème.
   1. Ex. Un reporting de prévision d’encaissement.

C’est la méthode de l’entonnoir : ramener des éléments factuels pour engager le client, responsabiliser l’autre. L’objectif est d’avoir le cash chez nous et pas chez le client !

• Intégrer le comportement du payeur dans son outil
  • Bon payeur, retard, impayés…
• Obtenir des acomptes à la commande
  • Vendre ne signifie pas uniquement vendre un produit. C’est aussi vendre un prix, négocier son cycle de vente. Pour chaque client, la négociation est différente.

Plus votre processus de facturation sera sans faille, avec des CGV actualisées avec les taux (donne une image professionnelle + une couverture juridique) et des CGU, plus vous réduirez les délais de paiement. Et n’hésitez pas, là aussi, à vous équiper d’un logiciel de recouvrement de créances, comme celui de My DSO Manager, parfaitement adapté aux TPE / PME. Vous pourrez également retrouver tous leurs conseils et astuces sur le site êtrepaye.fr.

3# Les outils bancaires : recourir à l’escompte, l’affacturage…

Structurer son entreprise, avoir recours à des outils professionnels est important pour ses clients. Mais également pour ses banquiers ! Tour d’horizon des différents outils bancaires qu’une startup peut mobiliser pour améliorer son BFR.

La facilité de caisse

Le premier réflexe pour une entreprise est bien souvent de demander un découvert à sa banque. Mais attention, le montant n’est pas étirable à l’infini ! La facilité de caisse est une permission de découvert en compte transitoire accordée par la banque. Ce crédit de trésorerie offre la possibilité à l’entreprise de gérer de façon plus souple ses dépenses immédiates et ses gains différés. En cas de facilité de caisse, la banque peut demander des contreparties.

L’escompte

L’escompte est le fait de demander une de trésorerie avant échéance. Un prérequis pour la banque : vendre en BtoB. L’escompte est alors possible uniquement si le paiement se fait par traites. La traite est un chèque à échéance. La banque peut avancer l’argent en négociant un taux pour cette avance. En dehors du chèque, la traite est le seul moyen de paiement qui offre la traçabilité pendant 6 mois (fichage à la Banque de France si impayé).

La cession de créances professionnelles en loi Dailly

Ne pas avoir honte d’avoir besoin de trésorerie. Il faut distinguer Dailly publique / privé / MCNE.

Il s’agit d’une cession de créance (acte juridique établi afin de transmettre la propriété d’une créance à une tierce personne), soit plus simplement de transformer les créances en crédits. Vous apportez les factures qui risquent de mettre un certain temps à être payées à votre banquier et celui-ci vous verse la contrepartie sur votre compte.

Il est possible de mettre plusieurs clients dedans. Mais attention à ne pas dépasser sa ligne !

Les + :

• Avance de trésorerie
• Moins cher et moins risqué que la facilité de caisse
• Possibilité de mettre plusieurs clients

Les – :

• On a une ligne définie, ce qui nécessite un vrai travail.
• La banque ne porte pas le risque de l’impayé (se renseigner sur les sociétés qui assurent le risque d’insolvabilité client. Ex. Cofast…).

L’affacturage

L’affacturage (factoring en anglais) est une technique de financement et de recouvrement de créances mise en œuvre par les entreprises et consistant à céder ses créances à un organisme financier, que l’on appelle le factor (Natixis factor est l’un des plus gros en France). En échange de cette cession, l’organisme financier verse à l’entreprise une partie du montant des factures cédées. Cette technique, complètement démocratisée aujourd’hui, est la solution idéale pour les sociétés à forte croissance, avec un CA rapide et un volume prévisionnel important.

Le principe est donc assez simple :

• Une entreprise opérant en B2B établit une facture pour un client ;
• Elle souscrit un contrat d’affacturage avec un organisme financier ;
• Elle « vend » la facture à l’organisme financier ;
• L’organisme financier prélève sur le montant de cette facture sa commission d’affacturage, sa commission de financement et éventuellement une participation à un fonds de garantie puis verse le reste à l’entreprise ;
• Le recouvrement de la facture est désormais du ressort du factor, qui a acheté la créance ; il prend donc en charge le risque d’impayé ;
• Par la suite, l’entreprise peut continuer à céder tout ou partie de ses factures à l’organisme financier.

Quelques règles de fonctionnement :

• Peu ou pas de cumul des outils possibles : si on met de la Dailly, pas de découvert autorisé. Il faut donc trouver, là encore, la bonne stratégie ! Le but n’est pas de mobiliser tout le BFR. L’encours maxi des crédits d’exploitation doit être inférieur à 50% du BFR et 60% du poste client.
• Si facilité de caisse, sera inférieure à 1 mois de trésorerie (toutes banques confondues).
• Il n’y aura pas non plus une seule banque qui prendre tout en charge. Il faut donc réussir à réunir un pool de banques.

En conclusion, la trésorerie est bien le nerf de la guerre pour toute entreprise. Il est donc primordial de se structurer en amont comme en aval. Et d’ANTICIPER au maximum ! Sans oublier bien sûr que le meilleur financeur reste le client, qu’il faut donc soigner en optimisant l’ensemble du processus de vente. Finalement, l’optimisation du niveau des stocks, du poste clients et du poste fournisseurs passe par l’engagement de chacun, quelle que soit sa place dans la structure. Tous font partie d’une chaîne qui sert le processus général. Alors pour faire en sorte que les équipes se sentent concernées par les objectifs à atteindre, mettez en place des procédures de pilotage claires et bien structurées. Et communiquez en interne pour que vos collaborateurs deviennent eux aussi des agents réducteurs de BFR !