Covid et télétravail : de la règlementation aux bonnes pratiques, les enjeux du changement

Dans un contexte sanitaire incertain où la deuxième vague se profile de plus en plus, inovallée organisait le ? dernier un webinar avec Bureau Veritas et le cabinet d’avocats Pradel pour faire le point sur les obligations employeurs et les bonnes pratiques en matière de télétravail.

Quelques rappels sur les règles Covid en entreprise

1. La gestion du risque sanitaire Covid fait partie intégrante de la gestion des risques en entreprise, et doit à ce titre, être intégrée dans la DUER : https://www.ameli.fr/entreprise/votre-entreprise/outils-gestion-prevention-risques-professionnels/duer
2. les salariés Covid bénéficient d’un arrêt de travail délivré par leur médecin
3. les cas contacts doivent être isolés : attention, n’est cas contact avéré qu’un salarié qui a lui-même été contacté par l’ARS suite à un Covid confirmé dans son entourage. Ces cas contacts avérés peuvent soit télétravailler si cela est possible, soit faire eux-mêmes une demande d’arrêt de travail sur Ameli : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14351
4. un salariés testé positif au Covid qui viendrait travailler sans informer son employeur verrait sa responsabilité engagée, notamment s’il ne respecte pas les gestes barrières et fait prendre des risques à ses collègues (à la cafétéria par exemple en enlevant son masque). Il encourt un risque de licenciement pour faute, voire un risque pénal.
5. L’employeur ne peut légalement ni imposer un test, ni obliger un salarié à lui révéler les résultats de son test.

Le télétravail : de contraint à … anticipé pour prévenir la deuxième vague ?

Au printemps, le télétravail s’est imposé aux entreprises. Il a a concerné plus de 5 millions de personnes, selon un sondage Odoxa-Adviso Partners publié en avril dernier. Et au total, près de huit entreprises sur dix ont instauré le télétravail durant le premier semestre 2020, selon une enquête de la Confédération des petites et moyennes entreprises (Cpme).

Un vrai bouleversement quand on sait qu’avant le confinement, seules 8% des entreprises avaient développé le télétravail, selon les données de l’Association nationale des directeurs de ressources humaines (ANDRH).

Beaucoup imaginaient (voire espéraient) que cette expérience « forcée » allait faire bouger durablement les lignes. Pourtant, début octobre, le sondage réalisé par Odoxa-Adviso Partners pour France Info montre que ce «phénomène de société» vanté par Jean Castex ne concerne plus que 14% des salariés qui restent des télétravailleurs réguliers (4% ne se rendent pas du tout dans leur entreprise et 10% alternent entre bureau et domicile).. (source : https://www.liberation.fr/france/2020/10/14/covid-le-teletravail-abandonne-malgre-la-deuxieme-vague_1802265=

A l’heure où la deuxième vague se confirme et où de nombreux territoires sont d’ores et déjà passés en zone d’alerte maximale, le télétravail est encouragé par le gouvernement, mais pas obligatoire, et très peu y ont encore recours.

Pourtant, le télétravail anticipé et réfléchi est une excellente façon de prévenir les risques, tout en assurant sereinement la continuité d’activité. En effet, l’explosion des cas confirmés et des cas contacts est une vraie menace pour les entreprises, qui peuvent du jour au lendemain voir toute une équipe ou tout un service mis brutalement à l’isolement, sans qu’aucune mesure n’ait été prise pour assurer confortablement la poursuite de l’activité …

« Le télétravail est une vraie solution pour les entreprises afin d’éviter la multiplication des cas contacts dans les lieux collectifs de prise de repas par exemple », soulignent les experts de Bureau Veritas et du cabinet Pradel.

Reste à le mettre en place dans de bonnes conditions …

Les bonnes pratiques pour un télétravail serein

Quelques rappels sur les règles du ministère du travail :

• Le télétravail peut être encadré par un accord collectif ou une charte de télétravail après avis du CSE
• Mais il peut également être mis en place sans contractualisation par simple accord oral ou écrit depuis le début de la crise sanitaire
• L’employeur peut imposer le télétravail en cas de risque épidémique sans formalisme particulier : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000035643952/2020-07-27/
• L’employeur peut à l’inverse refuser une demande de télétravail si les conditions sanitaires sont respectées, mais il doit justifier son refus
• L’employeur peut définir la quotité de télétravail à la suite d’un dialogue avec ses salariés, et la répartition temps de télétravail / temps de présence en entreprise, et les salariés ne peuvent pas imposer leurs jours télétravaillés
• Les horaires de travail s’appliquent en télétravail et les temps de pause et de déjeuner restent inchangés : l’employeur doit préciser clairement les plages de disponibilités de ses salariés et garantir leur droit à la déconnexion
• Si l’employeur impose le télétravail, il doit fournir à ses salariés le matériel nécessaire : ordinateur professionnel et accès sécurisé à l’environnement de travail
• En revanche, l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais occasionnés par le télétravail (connexion internet, espace de coworking, électricité, etc)
• Les équipements prêtés au salarié dans le cadre du télétravail doivent être couverts par l’assurance multirisque professionnelle de l’entreprise dans le cadre du télétravail (couverture pour des dommages causés hors de l’entreprise)
• La loi n’interdit pas le télétravail sur un lieu de villégiature, sous réserve qu’il soit compatible avec l’exercice de l’activité professionnelle
• L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnel du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens de l’article L.411-1 du Code de la sécurité sociale. ». Cependant, s’il est prouvé que l’accident a eu lieu hors du cadre de la mission professionnelle (ex : entorse à la plage, brûlure lors d’un barbecue, etc.), il n’est pas considéré comme professionnel et la responsabilité de l’entreprise ne pourra pas être engagée.

Source principale : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/qr-teletravail-deconfinement.pdf

Les conseils employeurs au-delà de la loi

Bien qu’aucune formalisation ne soit imposée, il est vivement conseillé de définir clairement et par écrit les modalités du télétravail, ainsi que les droits et les devoirs de chaque partie, en précisant notamment :

• Les conditions de mise en œuvre du télétravail et les conditions de retour à un emploi sur site le cas échéant ;
• L’organisation du travail, la régulation de la charge, et les modalités de contrôle du temps de travail ; un décompte journalier et hebdomadaire des heures de travail est vivement recommandé, et pour les cadres au forfait, la définition d’une amplitude maximale journalière dans le respect des 11h de repos obligatire.
• Les moyens et les plages horaires de communication entre le salarié et l’employeur.

Cybersécurité et RGPD

Ce sont deux enjeux majeurs des entreprises pour le télétravail, et il est vivement recommandé d’y prêter une attention particulière :

• Définir une politique de sécurité informatique forte : utiliser en priorité les moyens et équipements de l’entreprise pour le télétravail, plus sécurisés que ceux personnels, ainsi que des solutions de protection pour professionnels (antiviraux, protection des infrastructures, etc.). En cas d’utilisation d’équipements ou moyens personnels, donner des consignes d’utilisation et de sécurité claires aux salariés.
• Limiter et sécuriser les accès externes : employer systématiquement un VPN, idéalement avec double authentification. Le Virtual Private Network ou réseau privé virtuel chiffre les connexions et sécurise les accès à distance aux seuls équipements préalablement authentifiés.
• Assister et former les salariés aux bonnes pratiques informatiques, avec des consignes claires et un support informatique accessible et réactif : politique de gestion des mots de passe, vigilance face aux spams, navigation internet, téléchargement de fichiers et applications, mises à jour de sécurité systématiques, etc.
• Renforcer et tester régulièrement la sauvegarde et la protection des données et des activités : sauvegarde hors connexion, hébergement externe sécurisé, etc.
• Journaliser les activités : répertorier tous les événements quotidiens du système informatique dans un journal. En cas de cyberattaque, ce journal aidera à mieux la comprendre et l’évaluer, et à détecter les failles de sécurité du système.
• Se préparer à une cyberattaque : aucune organisation, quelle que soit sa taille ou son activité, n’est à l’abri d’une cyberattaque. Mieux vaut donc prévenir que guérir en se préparant aux différents scénarii d’attaques possibles.

Source : https://blog.goalmap.com/mise-en-place-teletravail/#cadre-legal-droits-et-devoirs-en-teletravail

Des télétravailleurs globalement satisfaits, mais des employeurs encore frileux : un changement à co-construire dans la durée

Les études et sondages montrent que 73% des télétravailleurs se déclarent satisfaits, et que 84% des télétravailleurs du confinement souhaitaient le poursuivre.

S’ils ne sont plus que 14% à télétravailler aujourd’hui, c’est donc côté employeurs que la frilosité reste de mise.

Pourtant, l’enquête ANDRH de juin 2020 confirme que pour 93% des DRH, le télétravail est à la fois une réponse aux attentes des collaborateurs et un facteur d’attractivité accru pour les entreprises (marque employeur).

Et il est vrai que le télétravail, outre la prévention sanitaire du contexte actuel, présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Amélioration de la Qualité de Vie au Travail
• attractivité de l’entreprise accrue ;
• Augmentation de la productivité ;
• Réduction de l’empreinte carbone ;
• Gains immobiliers; et

Comme pour les collaborateurs :

• Gain de temps dans les déplacements
• Sentiment de liberté
• Réduction du stress
• Meilleure articulation entre vie professionnelle et familiale
• Etc

Mais il présente aussi des limites, que ce soit pour les entreprises, qui doivent repenser complètement leur vision managériale, ou pour les salariés, qui doivent apprendre l’autonomie et surmonter les risques liés à l’isolement.

La prise en compte des risques psycho-sociaux (et des TMS) liés au télétravail est en effet indispensable, et seul un véritable accompagnement au changement dans les organisations pourra à terme, permettre de co-construire, entre les employeurs et leurs collaborateurs, cette entreprise 4.0 où le télétravail parviendra à trouver sa juste place …

A lire sur le sujet :

https://blog.goalmap.com/mise-en-place-teletravail/#cadre-legal-droits-et-devoirs-en-teletravail