Embauche d'un salarié : la cheklist du startuper !

L’embauche et le contrat de travail sont une étape clé du développement des startup dans un contexte où les obligations légales sont nombreuses et la rédaction des clauses du contrat de travail décisives sur la durée. Pour aider ses entrepreneurs à y voir clair dans le dédale de leurs obligations employeurs, mais aussi des vagues d’opportunités sur lesquelles ils peuvent surfer, le Tarmac organisait le 29 septembre dernier un atelier pratique animé par le cabinet KP Social, spécialisé en droit social et implanté dans le bâtiment du Tarmac M à Meylan.

Petite check list à l’usage des startupers : étape 1, les formalités obligatoires

1. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE), obligatoire pour chaque salarié et chaque contrat, qui doit être adressée à l’URSSAF 8 jours au plus tôt et au plus tard la veille de l’embauche. Et il est indispensable de conserver dans le dossier salarié le récépissé de la DPAE !
2. La déclaration de première embauche, par LRAC à la Direccte (inspection du travail)
3. Le registre du personnel, qui doit être tenu régulièrement sur un CERFA dédié qu’on trouve dans toutes les papèteries, et qui doit être tenu à jour pour toutes les arrivées et départs de stagiaires, intérimaires et salariés, et conserver à la disposition des DP, inspecteurs du travail et contrôleurs URSSAF, DANS l’entreprise.
4. la demande d’examen médical d’embauche (qui sera remplacée par la visite d’information et de prévention avec la loi travail) : obligatoire pour tous les salartiés avant la fin de la période d’essai. Il est impératif de pouvoir à défaut justifier qu’on en a fait la demande à la médecine du travail par LRAC … (les délais étant parfois longs)
5. la caisse de retraite complémentaire : à contacter lors de chaque embauche pour affilier son salarié (Arrco pour tous les salariés – Agirc pour les cadres)
6. la mutuelle : elles est obligatoire pour tous les salariés, sauf cas de dispenses bien précis (dont il faut apporter la preuve), sous peine de perdre ses exonérations sur l’ensemble de ses salariés. L’employeur doit remettre contre émargement la notice d’information sur la mutuelle définissant les garanties et modifications.
7. les informations à donner au salarié :
   1. l’informer qu’il aura un entretien professionnel tous les 2 ans (et le mettre en place …)
   2. l’informer sur la convention collective dont dépend l’entreprise (déterminée par le code NAF mais attention à en vérifier la pertinence – et en cas de doute sur la convention collective applicable, mieux vaut se faire conseiller pour éviter d’avoir à en cumuler  plusieurs …) et sur les éventuels accords collectifs – Convention et accords doivent être consultables dans l’entreprise dans un lieu précisé sur le contrat de travail (ou en ligne, pour s’assurer des mises à jour). Et la convention applicable doit être mentionnée sur le bulletin de salaire.
8. Hygiène et sécurité : l’employeur a pour obligation d egarantir ka sécurité physique et mentale de ses salariés sur leur lieu de travail, ce qui implique :
   1. des formations (incendie obligatoire par exemple)
   2. des informations sur la circulation dans le bâtiment, la conduite à tenir en cas d’accident, des infirmations préventives sur l’utilisation des machines, les getes et postures, les consignes de sécurité incendie …etc
   3. le document unique : obligatoire et affiché, remis à jour annuellement, qui répertorie l’ensemble des risques inhérents à chaque poste et les actions de prévention mises en place pour les prévenir
9. Les affichages obligatoires : coordonnées de l’inspecteur du travail, médecin du travail, horaires, repos, égalité homme / femme, consignes incendies, etc

Etape 2 : le contrat de travail, obligations et opportunités

Le contrat de travail est un élément décisif qui va sceller toute la relation employeur / salarié et doit faire l’objet d’une attention particulière pour apporter des garanties à chacune des parties. Il est donc vivement déconseillé de rédiger à la va-vite un contrat type, et de se faire accompagner par un juriste sur les premiers contrats, notamment lors de clauses spécifiques qui peuvent amener de vraies opportunités de souplesse à l’employeur, sous réserve qu’elles soient rédigées correctement.
Les mentions obligatoires :

• identité des parties
• date d’engagement
• durée du contrat en cas de CDD : attention le contrat de travail d’un CDD doit être remis et signés dans les 48h sous peine de requalification automatique en CDI …
• lieu de travail
• qualification profesionnelle
• nature de l’emploi
• rémunération
• congés payés
• période d’essai (si ce n’est pas mentionné dans le contrat, aucune n’est applicable !)
• Horaires et/ou temps de travail
• caisse de retraite et prévoyance
• CCN applicable

Les clauses spécifiques possibles :

• exclusivité
• confidentialité
• rémunération variable
• objectifs (quantitatifs, précis, objectifs et raisonnables)
• durée du travail : la durée légale du travail en France est de 35h hebdomadaire (si rien n’est prévu, un salarié qui fait 33h une semaine sera payé 35, et 37 h la semaine suivante sera payé 35 + 2 heures sups majorées …). Mais il est possible de proposer des forfaits annuels jours ou heures (sous réserve d’un accord collectif), d’aménager le temps de travail sur 9 semaines pour lisser les 35h, ou de préciser dans le contrat que le salaire est consenti jusqu’à concurrence de 39h par exemple.
• mobilité géographique
• inventions des salariés
• non concurrence : elle doit être limitée dans le temps, dans l’espace, sur la nature des activités, doit être justifiée par la nature du poste, et faire l’objet d’une contrepartie financière non dérisoire.
• dédit formation